Księgowość dla firm: dlaczego zysk nie oznacza pieniędzy na koncie?
Firma sprzedaje coraz więcej, księgowość pokazuje dodatni wynik, a właściciel znów zastanawia się, z czego zapłacić dostawcom. Taka sytuacja nie musi oznaczać błędu w rozliczeniach. Może wynikać z tego, że pieniądze od klientów wpływają później, niż firma ponosi wydatki. Zysk i dostępna gotówka opisują różne rzeczy. Dopiero zestawienie obu informacji pozwala ocenić, czy przedsiębiorstwo zarabia i czy ma środki na bieżące płatności.
Księgowość dla firm powinna pomagać właścicielowi zrozumieć te różnice. Samo wyliczenie podatku nie odpowiada na pytania o bezpieczeństwo kolejnych tygodni. Potrzebne są również informacje o niezapłaconych fakturach, zobowiązaniach, zapasach i planowanych wydatkach. Zakres takich raportów warto uzgodnić z księgowym, ponieważ analiza zarządcza nie zawsze jest częścią podstawowego pakietu obsługi.
Zysk w zestawieniu, ubytek na rachunku
Wynik finansowy odnosi przychody i koszty do określonego okresu. Przepływy pieniężne pokazują natomiast rzeczywiste wpływy i wypływy gotówki. Daty te mogą się różnić. W rachunkowości opartej na zasadzie memoriału sprzedaż może zostać wykazana przed otrzymaniem zapłaty, a część kosztów może być rozliczana w innym terminie niż płatność. Nie należy przy tym utożsamiać wyniku księgowego z dochodem podatkowym: sposób ewidencji i zasady rozliczeń podatkowych wpływają na to, co pokazują poszczególne zestawienia.
Wyobraźmy sobie prosty przykład: firma wykazała w miesiącu 50 000 zł przychodów oraz 40 000 zł kosztów. Wynik przed podatkiem to 10 000 zł. Klienci zapłacili jednak dopiero 30 000 zł, podczas gdy wszystkie wskazane koszty zostały już opłacone. Z tych operacji wynika więc ubytek gotówki o 10 000 zł mimo dodatniego wyniku. W przykładzie pomijamy VAT, podatki i pozostałe przepływy, aby pokazać sam mechanizm.
Gdzie najczęściej zostają pieniądze firmy?
Pierwszym miejscem są należności, czyli kwoty, które klienci mają dopiero zapłacić. Nie każda niezapłacona faktura jest zaległością. Część ma jeszcze ważny termin płatności, lecz już teraz wymaga finansowania: firma poniosła wydatki na realizację zamówienia i czeka na przelew. Dlatego przydatne jest zestawienie rozdzielające należności przed terminem oraz opóźnione, na przykład o kilka dni, kilka tygodni i kilka miesięcy.
Drugim miejscem są zapasy. Towar stojący na półce ma wartość, ale nie można nim opłacić wynagrodzenia lub rachunku za energię. Duży zakup przed sezonem bywa uzasadniony, jeżeli istnieje realny plan sprzedaży. Problem pojawia się, gdy podobne zakupy są powtarzane mimo zalegających produktów. Rosnący magazyn może wtedy pochłaniać środki, które są potrzebne do codziennego działania.
Na stan konta wpływają także inwestycje i finansowanie. Zakup urządzenia może wymagać dużej płatności od razu, podczas gdy jego koszt księgowy będzie rozliczany w czasie. Spłata kapitału kredytu zabiera gotówkę, choć sama w sobie nie jest kosztem w rachunku wyników. Z kolei wypłata nowego kredytu zwiększa saldo rachunku, ale nie oznacza zysku ze sprzedaży. Oceniając firmę wyłącznie po koncie bankowym, można więc przeoczyć zarówno problemy, jak i ich rzeczywiste przyczyny.
Jakich informacji potrzebować od księgowości?
Dobrym początkiem jest niewielki zestaw raportów, przygotowywany regularnie i według tych samych zasad:
- Przychody, koszty i wynik za miesiąc oraz narastająco od początku roku, z wyjaśnieniem, jaki rodzaj wyniku pokazuje zestawienie.
- Należności od klientów z terminami płatności i wskazaniem kwot przeterminowanych.
- Zobowiązania wobec dostawców, instytucji publicznych i finansujących, uporządkowane według dat płatności.
- Porównanie najważniejszych grup kosztów z poprzednimi okresami.
- Informacja o większych wydatkach jednorazowych, które mogą zaburzyć ocenę zwykłej działalności.
Raporty wymagają kompletnych danych. Jeżeli część faktur trafia do księgowego z opóźnieniem, a informacje o płatnościach zostają w osobnym arkuszu, zestawienie może pokazywać niepełny obraz. Warto ustalić termin zamknięcia miesiąca oraz zaznaczać, czy raport jest ostateczny, czy wymaga jeszcze uzupełnień. Inaczej właściciel porówna pełny poprzedni miesiąc z niepełnym bieżącym i wyciągnie błędne wnioski.
Prognoza gotówki na najbliższe tygodnie
Obok danych historycznych przydaje się prosty plan wpływów i wydatków. Można prowadzić go w arkuszu: zacząć od dostępnych środków, dopisać spodziewane płatności klientów, a następnie odjąć wydatki według terminów. W małej firmie prognoza na kilka lub kilkanaście tygodni pozwala odpowiednio wcześnie zauważyć tydzień, w którym zabraknie pieniędzy.
Przelew spodziewany od klienta nie jest jednak tak pewny jak środki już na rachunku. Dobrze przygotować także wariant ostrożniejszy, w którym największy odbiorca zapłaci później. Jeśli wtedy budżet przestaje się zamykać, można wcześniej porozmawiać o zaliczce, podzielić duże zamówienie na etapy albo zmienić harmonogram zakupów. Takie decyzje bywają tańsze niż szukanie finansowania dopiero w dniu płatności.
Co zmienić, gdy sprzedaż rośnie, a pieniędzy nadal brakuje?
W pierwszej kolejności sprawdź terminy płatności i zaległości klientów. Później przyjrzyj się zapasom, rentowności zamówień oraz wydatkom stałym. Sprzedaż z bardzo niską marżą może zwiększać obrót, a jednocześnie wymagać coraz większego finansowania. Sama presja na zdobywanie kolejnych zleceń nie usunie tego problemu.
Dobrze prowadzona księgowość dla firm daje podstawę do rozmowy o cenach, kosztach i terminach. Jej wartość dla właściciela rośnie, gdy liczby są dostępne na czas i wiadomo, co oznaczają. Przed większym zakupem albo wypłatą pieniędzy z firmy warto więc sprawdzić nie tylko wynik ostatniego miesiąca, lecz również to, jakie płatności czekają w kolejnych tygodniach.
