Tag business intelligence

Sprzedaż wzrosła, ale zysk prawie się nie zmienił. Jeden produkt znika z magazynu szybciej niż pozostałe, a mimo to po opłaceniu dostaw i reklamy zostaje z niego niewiele. Bez odpowiednich danych trudno ustalić, czy przyczyną jest rabat, koszt zakupu, zwroty czy sposób obsługi zamówień. System business intelligence pomaga połączyć te informacje i sprawdzić, co wpływa na wynik firmy.

Business intelligence, w skrócie BI, obejmuje narzędzia i sposób pracy służące analizowaniu danych biznesowych. Zamiast ręcznie zestawiać kilka plików przy każdym pytaniu, można przygotować raport korzystający z ustalonych źródeł. Dane mogą pochodzić z programu sprzedażowego, księgowości, magazynu lub systemu obsługi klientów. Możliwość ich połączenia zależy jednak od dostępnych integracji i jakości zapisów.

Wysoki obrót może ukrywać niską rentowność

Samo zestawienie wartości sprzedaży nie pokazuje, ile firma zachowuje z zamówienia. Do analizy potrzebne są także koszty i korekty. Sklep może sprzedawać produkt z atrakcyjną różnicą między ceną zakupu a ceną sprzedaży, ale ponosić wysokie koszty reklamy, pakowania i dostawy. Jeśli dojdą częste zwroty, po uwzględnieniu tych pozycji wynik będzie słabszy, niż sugeruje podstawowy raport.

W firmie usługowej podobny problem pojawia się wtedy, gdy duży kontrakt angażuje wielu pracowników albo wymaga licznych poprawek. Klient może odpowiadać za znaczną część przychodów, lecz pozostawiać niewiele po odjęciu czasu pracy i kosztów zewnętrznych. BI pozwala analizować takie zależności, o ile odpowiednie koszty można przypisać do projektów, produktów lub odbiorców.

Praktyczny raport powinien więc umożliwiać przejście od wyniku całej firmy do jego składników. Jeśli marża spadła, właściciel potrzebuje sprawdzić, w którym kanale sprzedaży, grupie produktów lub rodzaju zleceń nastąpiła zmiana. Właśnie tu analiza danych daje więcej niż ogólne zestawienie miesięcznego obrotu.

Najpierw ustal, co chcesz mierzyć

Przed wyborem narzędzia warto zapisać kilka pytań, na które raport ma odpowiadać. Które zamówienia pozostawiają największą marżę kwotową? Czy koszt pozyskania klienta wzrasta? Gdzie rośnie liczba zwrotów? Którzy odbiorcy spóźniają się z płatnością? Taka lista porządkuje wdrożenie i pozwala ocenić, czy potrzebne informacje w ogóle są zbierane.

Równie ważne są definicje wskaźników. Marża i narzut bywają używane zamiennie, choć oznaczają różne wartości. Przy zakupie za 100 zł netto i sprzedaży za 150 zł netto różnica wynosi 50 zł. Marża liczona względem sprzedaży wynosi około 33,3%, a narzut względem ceny zakupu 50%. Obliczenie pomija pozostałe koszty. Jeżeli dwa działy stosują różne definicje, ich raporty będą się rozchodzić mimo korzystania z tych samych faktur.

Trzeba też uzgodnić, jakie koszty uwzględnia dany poziom marży. Czy odejmujemy wyłącznie zakup towaru? Czy także prowizję platformy, dostawę i reklamę? Koszty wspólne, takie jak czynsz lub administracja, wymagają osobnej decyzji o sposobie przypisania. Nie każda metoda podziału daje równie użyteczny obraz rentowności produktu.

Jakość danych decyduje o jakości raportu

System business intelligence nie poprawi sam błędnie wprowadzonych informacji. Jeśli ten sam klient ma trzy różne nazwy w bazie, sprzedaż może zostać rozbita na kilka pozycji. Jeżeli korekty i zwroty nie są uwzględniane, raport zawyży wynik. Problemy powoduje także mieszanie kwot netto i brutto, różnych walut lub nieporównywalnych okresów.

Dlatego przed uruchomieniem raportowania trzeba uporządkować identyfikatory klientów i produktów oraz sposób zapisywania kosztów. Następnie warto porównać wyniki z dokumentami źródłowymi. Duża rozbieżność może wynikać na przykład z innego zakresu dat, podwójnie wczytanych transakcji albo niewłaściwego połączenia tabel. Raport powinien dać się sprawdzić przez zejście do pojedynczych dokumentów.

Jak często dane mają być aktualizowane?

Nie każdy raport wymaga odświeżania w czasie rzeczywistym. Dla miesięcznej analizy rentowności ważniejsza może być kompletność kosztów, a przy kontroli dzisiejszej sprzedaży liczy się częstsza aktualizacja. Harmonogram trzeba dopasować do decyzji, które mają być podejmowane na podstawie raportu.

W narzędziach BI aktualność danych zależy od sposobu połączenia ze źródłem. Raport oparty na zaimportowanych danych wymaga ich odświeżania. Jeśli operacja się nie powiedzie, użytkownik może nadal oglądać wcześniejsze wartości. Dlatego dobrze widoczna data aktualizacji oraz informacja o nieudanym pobraniu danych są równie potrzebne jak wykres. Trzeba też ustalić uprawnienia: nie każdy pracownik powinien widzieć wynagrodzenia, wszystkie marże lub wyniki innych działów.

Czy wdrożenie BI opłaca się małej firmie?

Koszt nie kończy się na licencji. Dochodzą przygotowanie danych, integracje, budowa raportów, szkolenie i późniejsze utrzymanie. Dla niewielkiej działalności z kilkoma transakcjami dobrze przygotowany arkusz może być wystarczający. System BI staje się bardziej przydatny, gdy ręczne zestawianie informacji zabiera coraz więcej czasu lub utrudnia zauważenie zmian w rentowności.

Najrozsądniej zacząć od jednego obszaru, na przykład wyniku na produktach albo klientach. Po kilku cyklach raportowania można sprawdzić, czy analiza skróciła pracę i doprowadziła do konkretnych decyzji: zmiany ceny, ograniczenia rabatu lub rezygnacji z nierentownego sposobu dostawy. Zaoszczędzone godziny są korzyścią, ale nie zawsze oznaczają bezpośrednie obniżenie wydatków. Mogą przede wszystkim zwiększyć czas dostępny na inne zadania.

Dobrze przygotowany system business intelligence pozwala właścicielowi wrócić do źródła wyniku, zamiast oceniać firmę na podstawie samego obrotu. Warto go wybierać przez pryzmat pytań, które ma rozwiązać. Raport z kilkoma sprawdzonymi wskaźnikami, regularnie używany w pracy, może mieć większą wartość niż rozbudowany panel, którego nikt nie otwiera.